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秘书实务

问答题

案例分析题某县茶叶公司的上级主管部门催报年度工作总结。为此，该公司的徐经理召开各职能部门负责人会议，集体回顾、总结一年来的工作情况。经理办公室的何秘书被指名担任会议记录，并负责起草公司年度工作总结。 为了写好总结，何秘书除了认真记录会议发言外，还做了一系列的准备工作：翻阅上级文件，查找有关资料；召集业务人员座谈，走访有关负责人；收集有关统计数据，核对某些事实……其间，有不少同志建议，党员的模范作用要作为总结的重点，特别是党员老王同志在负责商业大楼基建过程中节约资金二万多元的事迹，应在总结中多书几笔。 何秘书过去没有写过工作总结，也未受过公文写作的专门训练。但他认为，工作总结是综合性很强的文章，不仅材料要有说服力，而且语言要生动感人，不妨采用文学手法。于是，他按照拟定的提纲，连续五天闭门谢客，专心写作。当写到党员老王同志兢兢业业工作、节约基建资金二万多元时，何秘书的文学激情油然而生， 便对老王的肖像用力描写：“他中等身材，穿着一件褪了色的灰色中山装。前额宽大，双鬓泛白，眉峰紧蹙，目光深沉，从那炯炯有光的眼神里，人们不难看出一种坚忍不拔的气概。”为了使老王的事迹催人泪下，何秘书又虚构出一段老王不徇私情处理侄儿的情节，并采用褒贬结合的形式，对叔侄二人进行了动作描写和心理刻 画：“……侄子扑通一声跪在老王面前，额头沁出来的汗珠顺着瘦削的脸颊汨汨地滚下。他抬起一双颤抖的手，用沙哑的嗓音哀求道：‘大伯，我错了，我该死，我再也不干了，饶了我吧！’……老王闪动着一双深沉的眼睛，陷入了痛苦的情感之中。他是亲眼看着侄子长大的，深知侄子在乡下的困境，也知道放走侄子是神不知鬼不觉的事情。但是他不能，他是共产党员。党和人民的利益高于一切，放走侄子就是对人民的犯罪，他的职责只能为党旗增辉！想到这里，他果断地拨动了身旁的电话……”为了表达上的需要，何秘书又想当然地将节约资金二万多元改为三万多元。仅老王这一个典型人物，总计用了二千四百多字，占了总结全文的四分之一。 五天后，洋洋万言的初稿送到了徐经理手中。在通稿那天，何秘书遵照经理的指示，首先将工作总结绘声绘色地朗读一遍。读毕，有的摇头，有的撤嘴。徐经理开门见山地说：“念得不错，文笔也可以，就是文学色彩太浓，有些部分像小说。”财务负责人笑着问：“商业大楼的决算还没有出来，你怎么知道节约了三万多元？我粗 估了一下，顶多只能节约六千元。统计数字不能夸张。”其他同志也说，写总结不是搞文学创作，先进事迹也只能概括地叙述。讨论的结果，工作总结要大改。根据经理和大家的意见，何秘书对工作总结反复修改了三次，删去了大量描述性段落和虚构的情节。在第二次通稿会上，修改稿获得一致通过。

案例中何秘书的教训对我们有什么启示？请结合案例谈谈秘书写作有什么特点。
【参考答案】

从案例中何秘书的教训给我们的启示有：一是把握秘书写作的特点；二是涉及的事件数据等要实事求是、客观准确；三是要注意秘书写作......

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